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Ventajas de centralizar la información de tu negocio

ventajas de centralizar la información

Centralizar la información es uno de los grandes retos que afrontan las empresas hoy en día, y es necesario evolucionar la gestión de los datos, de la información, de todo lo que permite que la empresa pueda mantenerse al día.

En este sentido el Compliance también debe estar al día, y si delegas los procedimientos que permiten que la empresa esté apegada a leyes y fundamentos legales para que estos se hagan de forma manual, es probable que ya hayas enfrentado algunos contratiempos.

El caso es peor si además de que el procedimiento sea manual, no se ha procedido a centralizar la información, y los empleados a quienes se les ha asignado tal tarea deben ir de un lugar a otro o de una carpeta a otra para verificar información y supervisar procedimientos.

Si tu sistema sigue siendo manual entonces sabes a qué nos referimos y la magnitud del caos que puedes enfrentar.

Es por ello por lo que creemos conveniente que comprendas por qué es necesario centralización la información de tu negocio.

Y aunque en Comrisk nos especializamos en el Compliance, vamos a presentarte las ventajas de centralizar la información de tu negocio de forma general.

Digitalización no es centralización

Lo primero que debes saber es que la digitalización de la información no es centralizar la información, apenas es un primer paso. Bien puedes digitalizar y aun así enfrentar retos para acceder a los datos, puede haber conflictos entre departamentos si no procedes a centralizar la información de tu negocio.

Debes atacar la dispersión de los datos. Al digitalizar necesitas contar con herramientas y procedimientos que le den acceso a tus colaboradores a la información desde donde están y sin que esto suponga un peligro de fuga o pérdida de información.

Ahora bien, la centralización debe pasar por un proceso de seguridad, se requieren filtros, procedimientos, protocolos que reduzcan y hagan desaparecer cualquier posible vulnerabilidad a ciberataques y a problemas de protección de datos.

Ten en cuenta que la falta de una estrategia de protección y seguridad de datos puede poner en peligro a la empresa.

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Entonces, ¿qué es la centralización de datos?

Se trata de que los usuarios de la empresa, colaboradores, proveedores, jefes de departamentos, equipos de trabajos de distintas áreas, personal administrativo, todos, tengan acceso a un mismo sitio de referencia.

Esto podría lograrse mediante la computación en la nube, apoyándote en software que pueda ayudarte a administrar tanto el acceso a los datos como la exposición de estos a departamentos y áreas específicas.

Es así como la gestión de la información de la empresa, en todas sus fases, será segura y óptima, incluyendo fases como el análisis de la información, control del sistema, implementación del diseño de acceso a la información y mucho más.

Conoce las ventajas de centralizar la información

Estas son las ventajas que definitivamente debes considerar para tomar la decisión de centralizar la información de tu empresa:

  • Es un procedimiento que fortalece a la organización.
  • Se logra mayor transparencia al ser accesible a toda la empresa e incluso a auditores de la información.
  • Se reduce la dependencia de espacios físicos, lo que significa que quienes necesitan acceso a la información no deben trasladarse de un lugar a otro.
  • Al estar centralizada, la información cuenta con formatos más inclusivos, accesibles y más comprensibles para los usuarios o destinatarios de la información.

Para disfrutar las ventajas de centralizar la información necesitarás en primer lugar digitalizar los datos, hacer un análisis sobre los objetivos que se quiere lograr, las herramientas a utilizar y los protocolos de acceso a la información.

Con base al análisis se toma la decisión para el diseño de un proyecto de gestión de datos, y luego se implementa o implanta el diseño para la centralizar la información.

Es importante que haya un mantenimiento de los protocolos y datos, de los equipos y que incluya la constante orientación sobre el uso de los protocolos, y una supervisión constante que permita un buen control.

En Comrisk podemos ayudarte a centralizar la información relacionada al complimiento de las leyes y de las normativas internas de la empresa, de manera que puedas llevar un buen control y contar con las pruebas necesarias ante una auditoria para probar que se llevan a cabo las prácticas legales recomendadas por la legislación.

Contáctanos para obtener más información.

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