Dentro del concepto Compliance está el término de formularios KYC o Know Your Customer. Ten en cuenta que compliance hace referencia a las medidas que una empresa debe adoptar para así cumplir con los requisitos legales a los que está obligada.
Estos requisitos legales permiten que la empresa cumpla con los compromisos requeridos con terceros, incluyendo empleados, proveedores, colaboradores y clientes.
El incumplimiento de los requisitos legales y de los compromisos con terceros genera sanciones y multas que ponen en peligro o pueden interrumpir las operaciones comerciales de la empresa.
En tal sentido, una empresa puede ser encontrada culpable incluso de la omisión de delitos si no ha establecido los mecanismos para identificar y prevenir los riesgos de incumplimiento.
Y si te preguntas qué tiene que ver todo lo anterior con los formularios KYC, sigue leyendo porque vamos a ayudarte a entender no solo qué son los formularios KYC sino también su importancia para el compliance de tu empresa.
Ten en cuenta además que tu empresa tiene la responsabilidad de vigilar y actuar frente a los incumplimientos normativos relacionados a la protección de datos, lo que tiene implicancia directa con lo qué son los formularios KYC.
De igual forma, debe cumplir con aspectos legales relacionado a otros ámbitos como la ley de mercado de valores, la Ley de Prevención de Blanqueo de Capitales y Financiación del Terrorismo, entre otras leyes.
Es probable que en tu país existan más leyes por cumplir, o puede que menos, o que estas se expresen de distintas maneras, con un software de compliance y un buen manejo de los formularios KYC podrás mantenerte siempre dentro de los márgenes de la ley y las normativas internas.
Pero entonces, ¿qué son los formularios KYC?
Los formularios KYC, como ya hemos dicho, guardan una estrecha relación o son elementos indispensable dentro del compliance de las empresas.
Estos formularios son los que definen tanto los controles como los procedimientos de supervisión de la organización. También definen la validación de identidad de los terceros con los que la empresa interactúa, así como la naturaleza de sus fondos.
Es así como las empresas pueden protegerse al evitar relaciones comerciales con personas o entidades que podrían estar realizando delitos de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo, entre otros.
Los formularios KYC permiten protección y seguridad para las empresas
Las empresas al interactuar con terceros se exponen a potenciales vinculaciones con actividades delictivas, lo que podría suceder o no, pero con los formularios KYC se puede evitar sanciones por omisión.
con formularios KYC tu empresa puede cumplir con la doble validación exigida por la ley que si bien es obligada para las entidades financieras, también te ayudará a demostrar la intención de tu empresa y compromiso con las leyes.
Si bien la verificación formal se cumple al aportar los documentos de identidad de los colaboradores, empleados, proveedores y los documentos de las empresas con las que se interactúan, se exige también una identificación real.
Esta identificación real hace referencia a tener seguridad y demostrar que se conoce qué personas y qué operaciones hay detrás de los terceros con los que la empresa interactúa.
Así, mediante la comprobación de documentos como operaciones bancarias, declaraciones de impuestos, contratos, escrituras, entre otros, la empresa se estará protegiéndose de ser vinculada como cómplice en operaciones que podrían resultar dañinas o producir sanciones.
Al apoyarte en un software compliance, como Comrisk, podrás evitar riesgos, y asegurarte de que las comprobaciones necesarias se cumplan para mantener transparencia en tus operaciones comerciales.
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